Straipsnis

Šiuolaikiniame verslo pasaulyje skaičiuoklės tapo neatsiejama kasdienių užduočių dalimi. Tačiau augant duomenų kiekiui ir procesų sudėtingumui, rankinių operacijų atlikimas tampa vis labiau varginantis ir imlus klaidoms. Čia į pagalbą ateina automatizavimas – galingas įrankis, padedantis taupyti laiką, mažinti klaidas ir didinti produktyvumą. Tačiau iškyla svarbus klausimas – kurią platformą rinktis: Excel ar Google Sheets?

Šiame straipsnyje išsamiai aptarsime abiejų platformų privalumus ir trūkumus automatizavimo aspektu, nagrinėsime jų funkcionalumą skirtinguose scenarijuose ir pateiksime praktines rekomendacijas, padėsiančias jums pasirinkti tinkamiausią įrankį jūsų verslo poreikiams. Išsiaiškinsime, kaip kiekviena platforma sprendžia automatizavimo iššūkius, kokios integracijos galimybės, bei kaip pasirinkti geriausią sprendimą atsižvelgiant į jūsų komandos įgūdžius, duomenų apimtis ir bendradarbiavimo poreikius.

Esminiai skirtumai: Excel ir Google Sheets kaip automatizavimo platformos

Excel ir Google Sheets per pastaruosius metus evoliucionavo iš paprastų duomenų įvedimo įrankių į galingas platformas, galinčias automatizuoti sudėtingus darbo procesus. Šios sistemos, kuriomis naudojasi šimtai milijonų vartotojų visame pasaulyje, siūlo skirtingus požiūrius į automatizavimą.

Pradėkime nuo kainos ir prieinamumo aspekto. Google Sheets yra nemokamas, debesijos technologijomis paremtas sprendimas, prieinamas bet kuriam vartotojui, turinčiam Google paskyrą. Tuo tarpu Excel yra mokama programa, dažniausiai įsigyjama kaip Microsoft Office 365 paketo dalis. Nors galima įsigyti ir vienkartinę licenciją, tačiau naujausios funkcijos pasiekiamos tik prenumeratoriams.

Vartotojo sąsaja taip pat skiriasi – Excel tradiciškai įdiegiamas kompiuteryje (nors dabar turi ir naršyklinę versiją), o Google Sheets veikia išimtinai naršyklėje, nereikalaujant jokio įdiegimo. Tai lemia ir skirtingą požiūrį į bendradarbiavimą – Google Sheets išsiskiria realaus laiko bendradarbiavimu, leidžiančiu keliems vartotojams vienu metu redaguoti dokumentą, tuo tarpu Excel tik pastaraisiais metais pradėjo siūlyti panašias, bet vis dar ne tokias patogias funkcijas.

Integracijos ekosistemos taip pat skiriasi. Excel pasikliauja Microsoft Power Automate ir plačia trečiųjų šalių priedų biblioteka, o Google Sheets natūraliai integruojasi su Google Workspace ekosistema, kartu siūlydamas savo priedų rinkinį. Šie skirtumai turi tiesioginės įtakos tam, kaip kiekviena platforma gali būti panaudota automatizavimui.

Darbo procesų automatizavimas Excel aplinkoje

Excel programoje automatizavimas gali būti įgyvendintas keliais lygmenimis – nuo paprastų formulių iki sudėtingų scenarijų. Pradedantieji gali pasikliauti įdiegtomis formulėmis ir funkcijomis, kurios jau savaime yra pirmasis žingsnis link automatizavimo. Funkcijos kaip VLOOKUP, SUMIF ar INDEX-MATCH leidžia automatiškai apdoroti duomenis be rankinio įsikišimo.

Tačiau tikrasis Excel automatizavimo potencialas atsiskleidžia naudojant makrokomandas. Excel makrokomandos – tai įrašytos vartotojo veiksmo sekos, kurias galima pakartotinai paleisti vienu mygtuko paspaudimu. Jos puikiai tinka pasikartojančioms užduotims, tokioms kaip formatavimas, duomenų filtravimas ar ataskaitos generavimas.

Pavyzdžiui, jei kiekvieną savaitę turite formatuoti pardavimo ataskaitą pagal tą patį šabloną, galite įrašyti makrokomandą, kuri automatiškai pritaikys visus reikiamus formatavimo veiksmus – nuo lentelių stilių iki diagramų sukūrimo. Tai leidžia sutaupyti valandas darbo laiko.

Pažangesniems vartotojams Excel siūlo VBA (Visual Basic for Applications) – galingą programavimo kalbą, specialiai sukurtą Microsoft Office programoms. VBA leidžia kurti sudėtingus automatizavimo sprendimus, pradedant nuo duomenų validavimo iki sudėtingų finansinių modelių, kurie gali automatiškai atnaujinti duomenis iš išorinių šaltinių.

Excel stipriosios pusės automatizavimo srityje:

itin galingas sudėtingai duomenų analizei ir finansiniam modeliavimui
puikiai tinka darbui su dideliais duomenų rinkiniais (iki milijonų eilučių)
VBA leidžia sukurti beveik bet kokį automatizavimo sprendimą
platus formulių ir funkcijų pasirinkimas
galimybė veikti offline režimu, nesant interneto ryšiui

Tačiau Excel automatizavimo sistemoje yra ir ribotumų. VBA mokymosi kreivė gana stati – norint sukurti pažangesnius automatizavimo sprendimus, reikia nemažai programavimo žinių. Vietinių failų valdymas sukelia iššūkių, ypač kai reikia užtikrinti, kad visi komandos nariai naudotų naujausią versiją. Be to, bendradarbiavimas ir sinchronizavimas Excel aplinkoje vis dar nėra toks sklandus kaip Google Sheets.

Integracijos ir automatizavimas be kodo Excel aplinkoje

Microsoft investuoja į automatizavimą be programavimo įgūdžių, siūlydama Microsoft Power Automate (anksčiau žinomą kaip Flow) – įrankį, leidžiantį kurti darbo eigos automatizavimus be programavimo žinių. Power Automate leidžia sujungti Excel su daugybe kitų programų, įskaitant Outlook, SharePoint, Teams ir trečiųjų šalių paslaugas.

Be to, Excel galima integruoti su populiariais trečiųjų šalių automatizavimo įrankiais, tokiais kaip Zapier ar Make (buvęs Integromat). Šie įrankiai leidžia sujungti Excel su šimtais kitų programų, kuriant automatizuotus darbo procesus be programavimo įgūdžių.

Excel rekomenduojama rinktis, kai:

dirbate su dideliais duomenų rinkiniais (virš 500,000 eilučių)
atliekate sudėtingus finansinius skaičiavimus ir modeliavimą
jūsų organizacijoje jau naudojama Microsoft ekosistema
turite specifinių saugumo reikalavimų dėl duomenų laikymo vietoje
reikalinga galimybė dirbti be interneto ryšio

Darbo procesų automatizavimas Google Sheets aplinkoje

Google Sheets siūlo automatizavimo galimybes, kurios ypač patrauklios šiuolaikinėms, debesijos technologijomis besiremiančioms organizacijoms. Kaip ir Excel, pradedantieji gali pradėti nuo integruotų formulių ir funkcijų, kurios daugeliu atvejų turi panašius atitikmenis į Excel formulės.

Google Sheets taip pat turi paprastą makrokomandų įrašymo funkciją, tačiau tikrasis sistemos automatizavimo potencialas atsiskleidžia naudojant Google Apps Script – JavaScript pagrindu sukurtą scenarijų kūrimo platformą. Nors Excel naudoja VBA, Google Sheets naudoja JavaScript – plačiai paplitusią programavimo kalbą, kurią dauguma programuotojų jau žino arba gali lengvai išmokti.

Google Apps Script leidžia sukurti galingus automatizavimo sprendimus, pavyzdžiui:

automatizuotą duomenų importavimą iš išorinių šaltinių (svetainių, API)
automatinį el. laiškų siuntimą remiantis skaičiuoklės duomenimis
periodines ataskaitas, kurios generuojamos ir išsiunčiamos automatiškai
sąlyginį formatavimą pagal sudėtingas taisykles
pasirinktines funkcijas, pritaikytas specifiniams verslo poreikiams

Vienas didžiausių Google Sheets privalumų – tiesioginis API integravimas. Galite lengvai sujungti savo skaičiuokles su CRM sistemomis, duomenų bazėmis ar kitomis internetinėmis programomis. Pavyzdžiui, galite sukurti sistemą, kuri automatiškai traukia pardavimo duomenis iš jūsų el. komercijos platformos į Google Sheets analizei.

Google Sheets taip pat siūlo daugybę priedų, kurie papildo automatizavimo galimybes. Priedų turgavietėje rasite įrankius, skirtus duomenų analizei, vizualizacijai, formulių kūrimui ir daugybei kitų funkcijų, dažnai nereikalaujančių programavimo įgūdžių.

Bendradarbiavimas yra viena iš sričių, kur Google Sheets akivaizdžiai pranoksta Excel. Kelių naudotojų darbo eigos, komentavimas ir versijų istorija yra integruoti į platformą, o ne pridėti kaip papildomos funkcijos. Tai leidžia efektyviai bendradarbiauti kuriant ir valdant automatizuotus sprendimus.

Tačiau Google Sheets turi savo apribojimų. Sistemoje gali būti maksimaliai apie 5 milijonus langelių, o tai gerokai mažiau nei Excel. Apdorojimo galia taip pat ribotesnė, todėl sudėtingi skaičiavimai su dideliais duomenų rinkiniais gali veikti lėčiau. Be to, naujiems vartotojams Apps Script mokymosi kreivė gali būti gana stati, nors JavaScript žinantiems programuotojams tai nėra problema.

Praktiniai automatizavimo pavyzdžiai Google Sheets aplinkoje

Pažvelkime į konkretų automatizavimo pavyzdį – automatizuotą sąskaitų kūrimą. Naudojant Google Apps Script, galite sukurti sistemą, kuri:

automatiškai generuoja sąskaitas remiantis užsakymų duomenimis
išsiunčia sąskaitas el. paštu klientams
atnaujina mokėjimų statusą gavus patvirtinimą
generuoja mėnesines ataskaitas apie išrašytas sąskaitas ir gautus mokėjimus

Kitas įspūdingas Google Sheets privalumas – galimybė lengvai sujungti su kitomis platformomis. Pavyzdžiui, galite sukonfigūruoti sistemą, kuri automatiškai:

siunčia pranešimus į Slack kanalą, kai pasiekiami tam tikri pardavimų tikslai
atnaujina CRM sistemą remiantis Google Sheets duomenimis
generuoja ir išsiunčia savaitines ataskaitas komandai
traukia duomenis iš įvairių šaltinių į vieną centralizuotą skaičiuoklę

Google Sheets rekomenduojama rinktis, kai:

dirbate su geografiškai paskirstytomis komandomis
jums svarbus realaus laiko bendradarbiavimas
jūsų organizacija jau naudoja Google Workspace ekosistemą
reikia greitai kurti ir iteruoti darbo eigas
reikia lengvai pasiekiamų debesijos sprendimų

Automatizavimo atvejų palyginimas: koks įrankis tinka kokiam poreikiui?

Kad būtų lengviau pasirinkti tinkamą įrankį, palyginkime Excel ir Google Sheets įvairiuose scenarijuose, atsižvelgdami į specifinius verslo poreikius ir aplinkybes.

Didelius duomenų kiekius apdorojant, Excel turi aiškų pranašumą. Jei reguliariai dirbate su šimtais tūkstančių ar milijonais įrašų, Excel galės efektyviau apdoroti tokius duomenų kiekius. Be to, Excel turi pažangesnius duomenų analizės įrankius, tokius kaip Power Pivot ir Power Query, kurie leidžia kurti sudėtingus duomenų modelius ir ryšius.

Sudėtingoms finansinėms operacijoms ir modeliavimui Excel taip pat yra pranašesnis pasirinkimas. Jis turi specializuotas finansines funkcijas ir yra optimizuotas sudėtingiems skaičiavimams. Finansų specialistai dažnai renkasi Excel dėl jo patikimumo ir galimybės kurti sudėtingus scenarijus.

Tuo tarpu bendradarbiavimo srityje Google Sheets yra nepralenkiamas. Jei jūsų komanda dirba nuotoliniu būdu arba reikia, kad keli žmonės galėtų vienu metu redaguoti tą patį dokumentą, Google Sheets siūlo sklandesnę patirtį. Realaus laiko bendradarbiavimas, komentavimas ir versijų istorija yra integruoti į platformą.

Integracijų su kitomis sistemomis atžvilgiu abi platformos turi savo privalumų. Excel puikiai integruojasi su kitomis Microsoft ekosistemos programomis, tuo tarpu Google Sheets lengvai susisieja su Google ekosistema ir daugybe interneto paslaugų. Galutinis pasirinkimas priklauso nuo to, kokias kitas sistemas jūsų organizacija jau naudoja.

Saugumo ir privatumo aspektu abi platformos siūlo skirtingus požiūrius. Excel failai dažnai saugomi vietiniame kompiuteryje arba organizacijos serveriuose, suteikiant daugiau kontrolės, bet taip pat reikalaujant daugiau IT išteklių saugumui užtikrinti. Google Sheets pasikliauja Google debesijos saugumu, siūlydamas granuliarinę prieigos kontrolę, bet reikalauja pasitikėti Google kaip duomenų saugotoju.

Sprendimo matrica pagal verslo scenarijus:

Naujos tendencijos: dirbtinis intelektas ir trečiųjų šalių įrankiai skaičiuoklių automatizavimui

Technologijų pasaulis nestovi vietoje, ir naujausios dirbtinio intelekto bei SaaS (Software as a Service) paslaugos keičia skaičiuoklių automatizavimo galimybes, ypač tiems, kurie neturi programavimo įgūdžių.

Dirbtinio intelekto asistentai pradeda užimti svarbią vietą skaičiuoklių ekosistemoje. Įrankiai kaip Formula Bot ar SheetGPT padeda kurti sudėtingas formules, analizuoti duomenis ir automatizuoti rutinines užduotis naudojant natūralios kalbos užklausas. Pavyzdžiui, vietoj sudėtingos VLOOKUP formulės kūrimo galite tiesiog paprašyti AI asistento "rasti klientą pagal ID ir grąžinti jo el. pašto adresą".

Airtable ir panašios platformos siūlo alternatyvą tradicinėms skaičiuoklėms, apjungdamos duomenų bazės ir skaičiuoklės funkcionalumą. Jos leidžia kurti reliacines duomenų bazes su vizualiais interfeisais ir automatizuotais darbo procesais, tačiau išlaiko skaičiuoklių panašumą, todėl yra prieinamos ne techniniam personalui.

iPaaS (Integration Platform as a Service) platformos kaip Zapier ar Make tampa vis svarbesniais įrankiais, sujungiančiais skaičiuokles su kitomis verslo programomis. Šie įrankiai leidžia sukurti sudėtingas automatizavimo sistemas be programavimo įgūdžių, pavyzdžiui:

automatiškai importuoti naujų klientų duomenis iš CRM į skaičiuoklę
generuoti sąskaitas Excel ar Google Sheets pagal gautus užsakymus
siųsti automatizuotus priminimus, kai skaičiuoklėje keičiasi tam tikri duomenys
sinchronizuoti duomenis tarp Excel ir Google Sheets

Tačiau reikia paminėti, kad šie įrankiai turi savo ribotumų, ypač dirbant su dideliais duomenų kiekiais ar sudėtingomis operacijomis. Didelio masto duomenų apdorojimui ar labai specifiniams automatizavimo poreikiams vis dar gali prireikti individualizuotų sprendimų.

Svarbu įvertinti, kada verta kurti automatizavimo sprendimus savomis jėgomis, o kada naudingiau pasitelkti išorinę pagalbą. Jei automatizavimo poreikiai yra sudėtingi, kartojasi įvairiose verslo srityse ar reikalauja specialių žinių, verta apsvarstyti galimybę samdyti automatizavimo specialistus ar naudoti valdomus automatizavimo sprendimus.

Renkantis tarp įvairių automatizavimo įrankių, svarbu atkreipti dėmesį ne tik į jų funkcionalumą, bet ir į kainodarą, integracijos galimybes su jau naudojamomis sistemomis bei ilgalaikę perspektyvą – ar įrankis bus palaikomas ir tobulinamas ateityje.

Išvados

Apibendrindami galime teigti, kad nėra universalaus "geriausio" sprendimo renkantis tarp Excel ir Google Sheets automatizavimui. Tinkamas įrankis priklauso nuo jūsų specifinio panaudojimo atvejo, duomenų kiekio, bendradarbiavimo poreikių, automatizavimo sudėtingumo ir techninio personalo įgūdžių.

Excel yra puikus pasirinkimas, kai dirbate su dideliais duomenų kiekiais, reikia sudėtingų finansinių modelių ar turite komandą su stipriais VBA įgūdžiais. Jo pranašumai ypač ryškūs offline aplinkoje ir dirbant su itin dideliais duomenų rinkiniais.

Google Sheets puikiai tinka, kai prioritetas yra bendradarbiavimas, debesijos sprendimai ir integracija su interneto paslaugomis. Jo realaus laiko bendradarbiavimo galimybės ir lengvas prieinamumas iš bet kurio įrenginio su interneto ryšiu daro jį idealia platforma nuotolinėms komandoms.

Daugeliui organizacijų geriausias sprendimas gali būti abiejų platformų naudojimas skirtingiems tikslams, išnaudojant kiekvienos stipriąsias puses. Svarbu išbandyti abiejų platformų automatizavimo galimybes su jūsų dažniausiai atliekamomis užduotimis prieš priimant galutinį sprendimą.

Nepriklausomai nuo to, kurią platformą pasirinksite, automatizavimas gali drastiškai padidinti jūsų komandos produktyvumą, sumažinti klaidų skaičių ir leisti susitelkti į kūrybingesnes užduotis, užuot atlikus pasikartojančias operacijas rankiniu būdu.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Kas yra skaičiuoklių automatizavimas ir kodėl jis svarbus?

Skaičiuoklių automatizavimas – tai pasikartojančių užduočių racionalizavimas naudojant scenarijus, makrokomandas ar trečiųjų šalių įrankius, kurie automatiškai vykdo įprastas darbo eigas. Jis mažina klaidų skaičių, taupo laiką ir leidžia darbuotojams susitelkti į vertę kuriančias užduotis.

Ar Excel ir Google Sheets gali apdoroti didelius duomenų rinkinius automatizavimui?

Excel palaiko daug didesnius duomenų kiekius (iki kelių milijonų eilučių), o Google Sheets apsiriboja maždaug 5 milijonais langelių. Dideliems duomenų analizės projektams dažniausiai labiau tinka Excel.

Ar reikia mokėti programuoti, norint automatizuoti užduotis Excel ar Google Sheets?

Pagrindinėms užduotims automatizuoti galima naudoti formules ir makrokomandų įrašymo įrankius (nereikia programavimo). Pažangesni automatizavimai dažnai reikalauja VBA (Excel atveju) arba Google Apps Script (JavaScript) žinių Google Sheets aplinkoje.

Kuris įrankis geriau tinka bendradarbiavimo projektams automatizuoti?

Google Sheets paprastai pranašesnis realaus laiko bendradarbiavimui ir patogiam dalijimusi, nors Excel taip pat tobulina savo internetines bendradarbiavimo galimybes.

Kokie pagrindiniai saugumo aspektai, į kuriuos reikėtų atsižvelgti naudojant šias platformas?

Excel failai dažniausiai saugomi vietiniuose įrenginiuose, suteikiant daugiau kontrolės vartotojui, bet kyla rizika, jei failais dalijamasi nesaugiai. Google Sheets remiasi Google debesijos sauga, užtikrinant granuliarinę prieigos kontrolę, tačiau reikalauja pasitikėjimo Google platforma.

Excel ar Google Sheets automatizavimui: Ką rinktis ir kodėl?