5 finansų skyriaus procesai, kuriuos privalote automatizuoti
Finansų skyriaus rolė šiuolaikiniame versle sparčiai keičiasi dėl skaitmeninės transformacijos, kuri tapo neatskiriama modernių įmonių dalimi. Finansų procesų automatizavimas tapo ne tik pageidautinu privalumu, bet ir būtinybe konkurencingoje verslo aplinkoje. Procesų automatizavimas reiškia rutininių, pasikartojančių užduočių perleidimą technologijoms, kas leidžia finansų specialistams sutelkti dėmesį į strateginius sprendimus ir vertės kūrimą.
A
Įmonės, kurios investuoja į finansų skyrių automatizavimą, ne tik padidina efektyvumą, bet ir sumažina riziką bei įgyja konkurencinį pranašumą. Technologijų įtaka finansams plečiasi į įvairias sritis, įskaitant ekspertų apžvalgas ir gidus apie kibernetinį saugumą, privatumo įrankius ir programinės įrangos saugumą, kas prisideda prie patikimesnių finansinių operacijų.
Šiame straipsnyje nagrinėsime penkis esminius finansų skyriaus procesus, kuriuos būtina automatizuoti, aptarsime pagrindinius iššūkius ir geriausias praktikas, bei pateiksime praktinių patarimų, kaip sėkmingai pradėti automatizavimo kelionę.
Kodėl verta automatizuoti finansų skyrių? Pagrindiniai privalumai ir tendencijos
Finansų procesų automatizavimas tapo strateginiu imperatyvu šiuolaikinėms įmonėms. Tyrimai rodo, kad apie 80% finansinių procesų gali būti automatizuoti, tačiau dauguma įmonių dar nėra pilnai išnaudojusios šio potencialo. Pagrindiniai automatizavimo privalumai – reikšmingas išlaidų sumažėjimas, klaidų prevencija, geresnis atitikimas reglamentams ir galimybė lengviau plėsti veiklą.
Efektyvumo didinimas finansų skyriuose automatizuojant procesus leidžia darbuotojams skirti mažiau laiko rutininiams darbams ir daugiau dėmesio strateginėms užduotims. EY atlikti tyrimai rodo, kad įmonės, kurios investuoja į finansų procesų automatizavimą, vidutiniškai sumažina operacines išlaidas 20-35%. Be to, skaitmeninė transformacija finansų srityje ne tik padidina efektyvumą, bet ir darbuotojų pasitenkinimą darbu – jie gali atlikti įdomesnes, kūrybiškumo reikalaujančias užduotis.
Įmonės, siekiančios modernizuoti darbo procesus, turėtų apsvarstyti sprendimus, kuriuos rekomenduoja pažangiausi programinės įrangos saugumo ekspertai. Šie įrankiai gali užtikrinti ne tik procesų efektyvumą, bet ir duomenų saugumą, kas yra ypač svarbu finansų srityje.
5 esminiai finansų procesai, kuriuos būtina automatizuoti
Automatizavimas sukuria didžiausią investicijų grąžą tam tikriems pagrindiniams finansiniams procesams. Toliau aptarsime penkis svarbiausius procesus, kuriuos būtina automatizuoti siekiant maksimalaus efektyvumo ir produktyvumo.
1. Sąskaitų faktūrų tvarkymas
Sąskaitų faktūrų automatizavimas apima visą procesą nuo gavimo iki apmokėjimo.
A
Modernūs sprendimai gali automatiškai nuskaityti gautus dokumentus, ištraukti svarbius duomenis ir perduoti juos į buhalterines sistemas. Įdiegus mokėjimų procesų automatizavimą, sistema gali automatiškai suderinti sąskaitas su pirkimo užsakymais, siųsti priminimus apie artėjančius mokėjimo terminus ir net atlikti mokėjimus pagal nustatytus patvirtinimo srautus.
Microsoft Dynamics ir kiti pažangūs ERP sprendimai leidžia pasiekti 90% tikslumą apdorojant sąskaitas, sumažina apdorojimo laiką nuo kelių dienų iki kelių minučių ir reikšmingai sumažina mokėjimų vėlavimą. Automatizuotas sąskaitų faktūrų tvarkymas taip pat užtikrina geresnį skaidrumą ir kontrolę, nes visos operacijos yra registruojamos ir lengvai audituojamos.
2. Išlaidų valdymas
Išlaidų valdymo automatizavimas supaprastina visą procesą nuo išlaidų fiksavimo iki ataskaitų rengimo ir kompensacijų. Darbuotojai gali fotografuoti kvitus savo išmaniaisiais telefonais, o sistema automatiškai nuskaito duomenis ir įkelia juos į išlaidų valdymo sistemą. Automatizuotas išlaidų valdymas užtikrina geresnį įmonės politikos laikymąsi, nes sistema gali automatiškai aptikti neatitikimus ir signalizuoti apie galimus pažeidimus.
Automatizuotos išlaidų valdymo sistemos sumažina laiko sąnaudas ataskaitų rengimui iki 70% ir sumažina klaidas beveik 100%. Be to, tokios sistemos suteikia vertingų įžvalgų apie išlaidų tendencijas, padeda identifikuoti taupymo galimybes ir pagerinti išlaidų biudžeto planavimą. Įmonėms tai reiškia geresnius sprendimus dėl korporatyvinio biudžeto valdymo ir efektyvesnį bendrosios finansinės strategijos įgyvendinimą.
3. Finansinės atskaitomybės ir konsolidacijos
Automatizuota finansinė atskaitomybė užtikrina, kad visi reikalingi duomenys būtų automatiškai surinkti iš įvairių šaltinių, susisteminti ir paversti į informatyvias ataskaitas. Moderni finansinė atskaitomybė ne tik sumažina rankinio darbo poreikį, bet ir užtikrina didesnį duomenų tikslumą bei patikimumą. Mėnesio ar ketvirčio pabaigos uždarymo procesai, kurie anksčiau užtrukdavo dienas ar net savaites, dabar gali būti užbaigti per kelias valandas.
PwC duomenimis, automatizuotos atskaitomybės sistemos padeda 60% sumažinti laiką, skiriamą mėnesio uždarymo procesams, ir 40% padidina duomenų analizės efektyvumą. Be to, automatizavimas leidžia finansų specialistams daugiau dėmesio skirti duomenų interpretavimui ir strateginėms įžvalgoms, o ne jų rinkimui ir apdorojimui. Tai leidžia priimti geresnius ir labiau duomenimis pagrįstus verslo sprendimus.
4. Darbo užmokesčio apskaita
Darbo užmokesčio automatizavimas eliminuoja rutininį skaičiavimų darbą, automatizuoja mokėjimus ir užtikrina teisingus atskaitymus.
An
Automatizuotos darbo užmokesčio sistemos gali skaičiuoti algas, mokesčius, išskaičiuoti socialinio draudimo įmokas, tvarkyti atostoginius ir ligos išmokas, bei generuoti reikalingus dokumentus mokesčių institucijoms. Sistema taip pat automatiškai atnaujina duomenis, kai keičiasi įstatymai ar mokesčių normos.
Darbo užmokesčio automatizavimas sumažina klaidas beveik 100% ir darbuotojų skundus dėl neteisingų išmokų 90%. Be to, automatizuotos sistemos užtikrina geresnį atitikimą darbo užmokesčio reglamentams, sumažina mokestinių klaidų riziką ir padeda išvengti galimų baudų. Tai ypač svarbu tarptautinėms įmonėms, kurios turi laikytis skirtingų šalių darbo užmokesčio taisyklių.
5. Mokesčių bei atitikties užtikrinimas
Mokesčių ir atitikties procesų automatizavimas užtikrina, kad įmonė laiku ir teisingai vykdytų savo mokestines prievoles bei laikytųsi reguliavimo reikalavimų. Automatizuotos mokesčių sistemos gali rinkti reikiamus duomenis iš įvairių šaltinių, apskaičiuoti mokesčius, užpildyti deklaracijas ir pateikti jas mokesčių institucijoms. Sistema taip pat gali sekti reguliavimo pokyčius ir perspėti apie naujus reikalavimus.
EY tyrimų duomenimis, mokesčių automatizavimas sumažina atitikties užtikrinimo išlaidas iki 30% ir iki 50% sumažina riziką būti patikrintam mokesčių inspekcijos. Automatizacija taip pat padeda geriau valdyti mokesčių planavimą ir optimizuoti mokestinius sprendimus. Įmonės, ieškančios detalių apžvalgų ar naujausių automatizavimo strategijų, gali rasti naudingus ekspertų gidus apie kibernetinį saugumą ir verslo procesų programinę įrangą.
Iššūkiai ir geriausia praktika finansų procesų automatizavimui
Nors finansų procesų automatizavimas teikia daug naudos, tačiau įmonės dažnai susiduria su įvairiais iššūkiais. Vienas didžiausių – pasenusios technologijos, kurios sunkiai integruojasi su naujais sprendimais. Pokyčių valdymas taip pat kelia iššūkių, nes darbuotojai dažnai priešinasi naujovėms ir jaučia nerimą dėl galimų darbo vietų praradimų.
Dideli pritaikymo kaštai gali tapti kliūtimi mažesnėms įmonėms. Pritaikymas specifiniams verslo poreikiams dažnai reikalauja papildomų investicijų, o duomenų integracijos problemos gali kilti, kai reikia sujungti skirtingas sistemas ar duomenų formatus. Realūs atvejai rodo, kad nors "robotas atstoja du tris darbuotojus", tačiau be tinkamo planavimo ir procesų standartizavimo, automatizavimo projektai gali neduoti laukiamos naudos.
Geriausia praktika finansų automatizacijos srityje apima išsamų procesų vertinimą prieš automatizuojant, laipsnišką diegimą, nuoseklų darbuotojų mokymą ir kruopštų tiekėjų pasirinkimą. Procesų standartizavimas prieš automatizavimą taip pat yra kritiškai svarbus žingsnis, užtikrinantis sklandų perėjimą ir mažiau problemų ateityje. Daugiau informacijos apie saugumą ir riziką automatizavimo projektuose galima rasti detaliosios ekspertų apžvalgos apie svetainių ir programinės įrangos apsaugą.
Kaip sėkmingai pradėti finansų procesų automatizavimą
Norint sėkmingai įgyvendinti finansų procesų automatizavimo projektus, svarbu turėti aiškų veiksmų planą. Remiantis sėkmingomis atvejo studijomis ir ekspertų rekomendacijomis, pateikiame pagrindinius žingsnius:
1. Procesų žemėlapio sudarymas ir prioritetų nustatymas
Pradėkite nuo detalaus esamų procesų žemėlapio sudarymo.
A
Identifikuokite tas užduotis, kurios sukuria didžiausias spūstis, reikalauja daugiausiai rankinio darbo arba dažniausiai sukelia klaidas. Naudokite "Process Mining" įrankius, kad objektyviai įvertintumėte, kurie procesai turėtų būti automatizuojami pirmiausiai. Prioritetizuokite procesus pagal jų sudėtingumą, poveikį verslui ir potencialią investicijų grąžą.
2. Aiškių tikslų nustatymas
Apibrėžkite konkrečius ir išmatuojamus tikslus, kurių siekiate automatizacijos dėka. Tai gali būti laiko sutaupymas, klaidų sumažinimas, atitikties užtikrinimo pagerinimas ar darbuotojų pasitenkinimo didinimas. Nustatykite pagrindinius veiklos rodiklius (KPI), kurie padės įvertinti automatizacijos sėkmę: procesų trukmę, klaidų skaičių, kaštų sumažėjimą ar darbuotojų produktyvumo augimą.
3. Tinkamų įrankių ir tiekėjų pasirinkimas
Kruopščiai įvertinkite potencialius automatizavimo sprendimus ir jų tiekėjus. Atsižvelkite į sprendimo mastelio keitimo galimybes, integracijos su esamomis sistemomis paprastumą ir atitikties funkcijas. Įsitikinkite, kad pasirinktas sprendimas galės augti kartu su jūsų verslu ir prisitaikyti prie besikeičiančių reikalavimų. Rinkdamiesi finansų automatizavimo programinę įrangą, konsultuokitės su IT ir saugumo specialistais.
4. Darbuotojų mokymas ir pokyčių valdymas
Investuokite į darbuotojų mokymą ir užtikrinkite, kad jie supranta, kaip automatizacija pakeis jų darbą. Svarbu pabrėžti, kad automatizacija nesiekiama pakeisti darbuotojų, o padėti jiems dirbti efektyviau ir sutelkti dėmesį į vertingesnę veiklą. Sukurkite aiškų komunikacijos planą ir įtraukite darbuotojus į automatizacijos projektą nuo pat pradžių, kad sumažintumėte pasipriešinimą pokyčiams.
5. Bandomasis projektas ir tobulinimas
Pradėkite nuo mažo bandomojo projekto, kuris leistų išbandyti automatizacijos sprendimus ir procesus prieš diegiant juos platesniu mastu. Atidžiai stebėkite rezultatus, rinkite grįžtamąjį ryšį ir nuolat tobulinkite procesus. Bandomasis projektas taip pat padės identifikuoti potencialias problemas ir išspręsti jas prieš diegiant sprendimą visoje organizacijoje.
Remiantis PwC metodologija, svarbu užtikrinti, kad technologijos būtų pritaikytos verslo poreikiams, o ne atvirkščiai. Skaitmeninio transformacijos planas turėtų būti glaudžiai suderintas su bendra verslo strategija ir tikslais. Gilesniems tyrimams apie artėjančias tendencijas ir sprendimų apžvalgas, žiūrėkite naujausias žinias apie kibernetinį saugumą ir verslo programinę įrangą.
Išvados
Finansų skyriaus procesų automatizavimas nebėra pasirinkimas – tai būtinybė šiuolaikinėms įmonėms, siekiančioms išlikti konkurencingoms. Automatizuodami sąskaitų faktūrų tvarkymą, išlaidų valdymą, finansinę atskaitomybę, darbo užmokesčio apskaitą ir mokesčių bei atitikties užtikrinimą, įmonės gali pasiekti didesnį efektyvumą, sumažinti riziką ir užtikrinti verslo lankstumą.
Sėkmingas automatizavimas prasideda nuo kruopštaus planavimo, tinkamų įrankių pasirinkimo ir efektyvaus pokyčių valdymo. Įmonės turi įvertinti ne tik operacinius pagerinimus, bet ir strateginę automatizavimo naudą ilgalaikėje perspektyvoje. Investicijos į finansų procesų automatizavimą ne tik padeda sutaupyti laiką ir pinigus, bet ir suteikia finansų skyriui galimybę tapti strateginiu verslo partneriu, kuris prisideda prie įmonės augimo ir sėkmės.
DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)
Kas yra finansų procesų automatizavimas ir kaip jis veikia?
Finansų procesų automatizavimas naudoja programinę įrangą (pavyzdžiui, RPA ar ERP sprendimus) pasikartojančioms finansų funkcijoms optimizuoti, standartizuoti ir automatizuoti, minimizuojant rankinį darbą ir klaidas.
Kuriuos finansų procesus reikėtų automatizuoti pirmiausia?
Pirmiausia reikėtų koncentruotis į procesus, kurie pasižymi dideliais kiekiais, daugeliu rankinių žingsnių ir yra linkę generuoti klaidas – paprastai tai sąskaitų faktūrų valdymas, atskaitomybė, darbo užmokesčio apskaita ir atitikties užtikrinimo užduotys.
Kokie yra pagrindiniai iššūkiai finansų automatizavimui?
Pagrindiniai iššūkiai apima pasenusias sistemas, prastą procesų standartizavimą, kvalifikuotų darbuotojų trūkumą, pradinių investicijų kaštus ir duomenų integravimo problemas.
Kaip automatizavimas pagerina atitiktį reikalavimams ir sumažina riziką?
Automatizuotos sistemos užtikrina politikos laikymąsi, sukuria audito pėdsakus ir minimizuoja žmogaus klaidas, o tai lemia didesnį tikslumą ir greitesnę atskaitomybę.
Kokie yra pirmieji žingsniai automatizuojant finansų skyrių?
Pradėkite nuo esamų procesų žemėlapio sudarymo, automatizavimo galimybių identifikavimo, tikslų apibrėžimo, tinkamų įrankių pasirinkimo ir finansų komandos mokymo.